Для обеспечения офиса горячими напитками кофе и чаем необходим согласованный ежемесячный бюджет. Как же рассчитать и согласовать бюджет чтобы сотрудники офиса могли готовить бодрящий кофе не выходя с работы? В зависимости от количества приготовленных за день напитков можно подсчитать ежедневные расходы. Для приготовления одной порции кофе эспрессо расходуется примерно 10 грамм кофе в зернах. Исходя из средней стоимости одного килограмма кофе в зернах 2000 рублей в 2024г. получаем себестоимость порции кофе 20 рублей, без учета стоимости молока.
Потребление кофе в офисе больше всего происходит по утрам, в начале рабочего дня. А также кофе предлагают гостям офиса и потенциальным клиентам во время проведения переговоров, здесь, кстати, может пригодиться знание правил сервировки кофе в офисе. В офисе численностью 30 человек, в среднем, в день потребляется 30-40 порций кофе, то есть примерно 300 граммов зернового кофе:
35 порций х 9 грамм = 315 граммов кофе в день,
315 грамм х 22 рабочих дня в месяце = 6930 граммов или почти 7 кг. кофе в месяц.
Несложно произвести расчет расходов на закупку кофе для офиса:
7 кг. кофе х 900 рублей = 6300 рублей в месяц.
Себестоимость порции кофе эспрессо в офисе составляет 8 рублей. Для сравнения: порция кофе, купленная в бизнес-центре, в кафе типа "кофе с собой", обойдется как минимум в 4 раза дороже! В среднем, кофе в бизнес-центрах предлагается по 40-50 рублей за порцию.
Расходы на содержание офисной кофемашины зависят от частоты приготовления кофе и от правильной эксплуатации самой кофемашины. Небольшие офисные кофемашины необходимо использовать, строго придерживаясь рекомендаций инструкции, прилагаемой в комплекте к машине. При переработке 7-ми килограммов кофе в месяц (770-800 порций кофе) требуется проводить ежемесячную процедуру технического обслуживания кофемашины - декальцинацию (очистка бойлера кофемашины от накипи). Это часто делается при помощи специалиста, которого можно вызвать в офис. Услуга вызова специалиста вместе со всеми манипуляциями по техническому обслуживанию обойдется в 1200-1300 рублей. Или же можно првести техническое обслуживание кофемашины самостоятельно, бесплатно, предварительно запасясь средствами для декальцинации в виде жидкости, что обойдется в 300-400 рублей и хватит на 1-2 раза.
При использовании молока для приготовления капучино в автоматическом режиме необходимо ежедневно включать промывку капучинатора или промывать вручную молочные тракты. Для этого требуется жидкость для промывки капучинатора, ее стоимость составляет 1100-1200 рублей и хватает ее примерно на 3 месяца. Итого: ежемесячный расход на обслуживание офисной кофемашины может составить 200-300 рублей только на приобретение таблеток для чистки кофемашины, ну и ваше время, конечно же.
Стоимость офисной кофемашины зависит от марки и модели оборудования. Широкий ассортимент кофемашин для офиса позволяет выбрать кофемашину для офиса любого уровня. Автоматические кофемашины рассчитаны на 20-50 сотрудников. Если в организации работает более 100 сотрудников, то уже устанавливаются суперавтоматические кофемашины, которые позволяют готовить кофе в более интенсивном режиме. Стоимость автоматических кофемашин начинается от 28 000 рублей. Суперавтоматы стоят от 100 000 рублей.
Экономия на покупке кофемашины для офиса
Сравнивая затраты на покупку кофе в кафе или в кофейном автомате и имея собственную кофемашину в офисе, можно сэкономить колоссальные средства. Стоимость самого дешевого кофе в кафе при бизнес-центрах или в киосках "кофе с собой" начинается от 30 рублей и выше. При приобретении кофемашины себе в офис стоимость порции кофе будет составлять всего 8 рублей. Еще больше сэкономить можно, закупая кофе не в розничной сети магазинов, а напрямую у поставщика вашей кофемашины - стоимость кофе может быть еще дешевле, учитывая всевозможные скидки. В среднем, экономия на кофе, который готовился на собственной кофемашине, может составить до 100 рублей в день на человека.
При приготовлении кофейных напитков с молоком в кофемашине необходимо учесть себестоимость молока для расчета стоимости напитка. В среднем, для капучино требуется 50-80 мл. молока, хотя в некоторых моделях офисных кофемашин пользователь может сам регулировать объем молока в момент приготовления напитка.
Отсутствие бюджета на кофемашину. Как организовать горячий кофе для офиса без бюджета?
- В разных компаниях различный подход к выделению средств на горячий кофе для сотрудников. Мы сталкивались с вариантами ниже.
- Выделение средств на закуп кофемашины и на закуп кофе.
- Компенсация расходов сотрудникам на закуп горячего кофе в ближайших кофейнях или оплата по договору.
- Аренда кофемашины для офиса с закупом кофе и с обслуживанием
- Закуп кофемашин без закупа и без компенсации расходов на кофе. Сотрудники самостоятельно закупают зерна кофе.
- Отсутсвие бюджета на горячие напитки. Компания работодатель совсем не тратит средства на закуп кофе и кофемашин.
Даже при отсутствии бюджета можно организовать приготовление отличного кофе в офисе. Данное решение реализует вендинговый сервис по кофемашинам. Кофемашина с оплатой по карте для офиса или для бизнес-центра. Сотрудники самостоятельно оплачивают горячий кофен из автомата. В этом случае все заботы по обслуживанию кофемашины поставщик берет на себя. Работодатель не тратит ресурсы на обеспечение кофе уголка.
- Добавление ингридиентов ( кофе, вода, молоко, расходные материалы )
- Обслуживание и ремонт кофемашины
- Удаленная консультация покупателей
Популярные вопросы - ответы:
Cколько грамм кофе использует кофемашина на одну порцию?
- Расход кофе на одну порцию в автоматической кофемашине составляет примерно 8 - 16 гр.
Как расчитать необходимый бюджет на приготовление кофе в офисе?
- Как правило, бюджет на приготовление кофе для офисных сотрудников планируется в конце года на бодующий календарный год. Для определения бюджета на кофе обычно посчитывают количество сотрудников потребляющих кофе и подсчитывают среднее количество порций в день. Полученное значение переводят в килограмы кофе и в литры молока. Из одного килограма кофе получается в среднем 100 порций горячено кофе. И также из одного литра молока получается в среднем 6 порций капучино. То есть например, 20 сотрудников в офисе потребляют в месяц примерно 880 порций кофе из которых 500 капучино и 380 черный кофе. Это 83 л молока и 8 кг кофе в зернах. При средних ценах в 2024 году получается 830 р ( молоко ) и 16000 р. кофе. 16880 рублей составит расход на закуп кофе и молока в месяц. ( Без учета стоимости кофемашины, сахара и стаканчиков )
Как организовать кофе для сотрудников в офисе при отсутствии бюджета на кофе?
- Быстрый ответ: Заключить договор на установку кофемашины в офисе с отплатой по карте. В этом случае сотрудники самостоятельно оплачивают пл карте приготовленный кофе в офисе.
Как поступить, если стоимость кофе действующего поставщика превышает выделенный бюджет?
Из нашего опыта:
- Органичить количество потребления кофе ( вызвает негатив у сотрудников )
- Понизить качество напитка ( раздражает сотрудников )
- Найти другого поставщика
- Передоговориться с текущим поставщиком
- Провести тендер, по итогам показать руководителям актуальные цены на рынке для пересмотра выделеных стредств
Почему часто кофе в офисной кофемашине сильно горький?
- Кофе в офисе выбирается в соответствии с выделенным бюджетом. Подробно мы описали в отдельной статье почему кофе горький в офисе?
Не пропустите статьи:
Кофемашина с терминалом оплаты для офиса
Как выбрать таблетки для чистки кофемашины
Аренда автоматической кофемашины для бизнеса
Бюджет на кофе | Бюджет на кофе в офисеБюджет на кофе в офисе | Как подсчитать бюдже на кофе | Бюджетный кофе для офиса | Бюджет на кофемашину для офиса